Cómo facturar siendo autónomo de un oficio: IVA, IRPF y presupuestos

Facturar mal es la forma más rápida de perder dinero en un oficio: un IVA aplicado de menos sale de tu margen y una factura incompleta puede rechazarte el gasto o dejarte sin argumentos si el cliente no paga. Esta guía resume lo que un fontanero, electricista, albañil o transportista necesita tener claro antes de emitir la primera factura.

Esta guía es informativa y no sustituye al asesoramiento fiscal. Los importes y porcentajes cambian con cada normativa: contrasta siempre en la sede electrónica de la Agencia Tributaria y con un asesor antes de facturar.

1. Qué tiene que llevar una factura, sin excepciones

• Número y serie correlativos, sin saltos.
• Fecha de emisión y, si es distinta, fecha de la operación.
• Tus datos completos: nombre o razón social, NIF y domicilio fiscal.
• Datos del cliente: nombre y NIF/CIF cuando sea empresa, profesional o lo pida el particular.
• Descripción real del trabajo, con unidades y precio unitario.
• Base imponible, tipo de IVA aplicado y cuota, y retención de IRPF si procede.
• Total a pagar y forma de pago.

La factura simplificada (el antiguo ticket) vale para importes pequeños a particular, pero no permite al cliente deducir el IVA. Si trabajas para empresas, emite factura completa siempre.

2. Qué IVA aplicas en un oficio

El tipo general es el 21 %. En obras de renovación y reparación de vivienda puede aplicarse el 10 % cuando se cumplen los requisitos legales: que la vivienda sea de uso particular, que tenga más de dos años de antigüedad y que el material aportado no supere el 40 % de la base del contrato. El cliente debe declarar por escrito que cumple esas condiciones, y conviene guardar esa declaración con la factura.

• Reparación puntual de fontanería o electricidad en vivienda antigua: puede ir al 10 % si el material no pasa del 40 %.
• Reforma en la que pones tú casi todo el material: 21 %.
• Obra en local comercial, garaje o vivienda nueva: 21 %.
• Mudanza o porte a particular: 21 %.

3. Retención de IRPF: cuándo la aplicas

Si facturas a una empresa o a otro profesional, y tu actividad está clasificada como profesional, la factura lleva retención de IRPF (habitualmente el 15 %, o el 7 % durante los tres primeros años de actividad). En la mayoría de oficios técnicos la actividad es empresarial, no profesional, y entonces no se practica retención. Es una de las dudas que más veces se resuelve mal: consúltalo con tu asesor según el epígrafe con el que te diste de alta.

4. Presupuesto y factura no son lo mismo

El presupuesto es una oferta: no obliga a pagar, pero si el cliente lo acepta por escrito se convierte en la prueba de qué se acordó y por cuánto. Un presupuesto con partidas, plazos y qué queda fuera evita la mayoría de los conflictos y protege también al profesional cuando aparecen trabajos añadidos.

• Detalla partidas y unidades, no una cifra única.
• Indica validez del presupuesto (por ejemplo, 30 días).
• Deja claro qué no incluye: retirada de escombro, licencias, material de acabado.
• Recoge la aceptación por escrito, aunque sea por mensaje.

5. ¿Se puede facturar sin ser autónomo?

Antes de emitir una factura debes revisar tus obligaciones de alta censal y, cuando corresponda, en el RETA. La habitualidad, los ingresos y las circunstancias concretas pueden cambiar el tratamiento, por lo que conviene consultarlo con la Agencia Tributaria, la Seguridad Social o un asesor antes de aceptar el trabajo.

En Galifix pedimos NIF/CIF, domicilio fiscal y epígrafe de actividad precisamente porque la ley obliga a identificar a quien presta un servicio. Esos datos no se muestran en público: el cliente ve tu nombre comercial, tu concello y tus opiniones.

6. Errores que salen caros

• Numerar facturas con saltos o repetir número al cambiar de programa.
• Aplicar el 10 % sin la declaración del cliente sobre la antigüedad de la vivienda.
• No guardar los presupuestos aceptados junto a la factura.
• Cobrar en efectivo sin justificante y sin registrar el ingreso.
• Olvidar que el IVA cobrado no es tuyo: se ingresa cada trimestre.

7. Qué hacer si el cliente no paga

Con presupuesto aceptado, factura emitida y conversación escrita tienes casi todo lo necesario para reclamar. El orden habitual es reclamación por escrito con plazo, reclamación fehaciente (correo certificado con acuse) y, según importe, juicio monitorio. Conservar el chat con el cliente es una prueba más de lo acordado.